1. Operatorul datelor

Operatorul datelor cu caracter personal prelucrate prin intermediul platformei este:

• Universitatea de Științele Vieții din Timișoara
• Email: rectorat@uvst.ro
• Telefon: 0256 277 009
• Adresă: Calea Aradului nr.119, județ Timiș, Timișoara, Romania
• Website: https://adeverinte.itcustom.ro

2. Ce date putem colecta

În funcție de rolul utilizatorului și de modul de utilizare a platformei, putem prelucra următoarele categorii de date:

• nume și prenume;
• nume de utilizator;
• adresă de email instituțională;
• cod student / cod profesor;
• facultate, an de studiu, rol în platformă;
• poză de profil / fotografie de identificare;
• date privind participarea la evenimente;
• istoric de scanare / validare prezență;
• confirmări privind protecția muncii / SSM, dacă sunt solicitate în cadrul unor evenimente;
• documente generate sau asociate participării;
• date tehnice minime necesare funcționării platformei (de exemplu, tokenuri de confirmare email).

3. Scopurile prelucrării

Datele pot fi prelucrate pentru următoarele scopuri:

• crearea și administrarea contului de utilizator;
• verificarea identității utilizatorului în cadrul platformei;
• validarea participării la evenimente prin cod QR sau cod unic;
• gestionarea accesului la evenimente și evidența prezenței;
• generarea documentelor administrative sau academice aferente participării;
• comunicarea cu utilizatorii cu privire la cont, evenimente, confirmări sau modificări importante;
• îndeplinirea obligațiilor legale și administrative;
• asigurarea securității platformei și prevenirea utilizării abuzive.

4. Temeiul juridic al prelucrării

Prelucrarea datelor se poate baza, după caz, pe unul sau mai multe dintre următoarele temeiuri:

• executarea unui raport contractual sau a demersurilor necesare creării și folosirii contului;
• îndeplinirea unor obligații legale;
• interesul legitim al operatorului privind securitatea platformei și administrarea accesului;
• consimțământul persoanei vizate, acolo unde acesta este solicitat în mod expres.

5. Fotografia de profil

Fotografia încărcată la înregistrare este folosită pentru identificarea vizuală a utilizatorului în cadrul procesului de validare a participării la evenimente și pentru prevenirea utilizării neautorizate a conturilor sau codurilor de acces.

6. Coduri QR, coduri unice și evidența participării

Platforma poate genera coduri QR și/sau coduri unice asociate contului utilizatorului pentru validarea accesului la evenimente. La scanare sau validare, sistemul poate înregistra data, ora, evenimentul și utilizatorul asociat.

Aceste date sunt utilizate exclusiv pentru organizarea evenimentelor, evidența prezenței și, după caz, generarea documentelor aferente participării.

7. Confirmări SSM / PSI

Pentru anumite evenimente, platforma poate colecta confirmări privind luarea la cunoștință a instrucțiunilor de securitate și sănătate în muncă (SSM) sau a altor reguli administrative similare. Aceste date sunt prelucrate exclusiv în scopul documentării participării și al conformării cu cerințele organizatorice.

8. Cui putem divulga datele

Datele pot fi accesate sau divulgate, strict în măsura necesară, către:

• personal autorizat al operatorului;
• administratori ai platformei, în limita atribuțiilor;
• organizatori de evenimente și personal desemnat pentru validarea accesului;
• furnizori tehnici implicați în mentenanța sau găzduirea platformei, în condiții de confidențialitate;
• autorități publice, dacă există o obligație legală.

9. Cât timp păstrăm datele

Datele sunt păstrate pe perioada necesară îndeplinirii scopurilor pentru care au fost colectate, precum și ulterior, dacă acest lucru este necesar pentru respectarea obligațiilor legale, pentru arhivare, apărarea unui drept în instanță sau administrarea platformei.

În cazul utilizatorilor care dețin conturi pe platformă, datele sunt păstrate pe durata existenței contului și a relației utilizatorului cu Universitatea de Științele Vieții din Timișoara.

Dacă un utilizator nu mai are calitatea de student, cadru didactic sau membru al comunității academice a Universitatea de Științele Vieții din Timișoara, contul acestuia poate fi dezactivat sau șters de către administratorii platformei, iar datele asociate pot fi eliminate din sistem într-un termen rezonabil, fără notificarea prealabilă a utilizatorului, cu excepția cazurilor în care legislația aplicabilă impune păstrarea acestora pentru o perioadă mai lungă.

Utilizatorii pot solicita în orice moment ștergerea contului și a datelor personale asociate, în conformitate cu dreptul la ștergerea datelor („dreptul de a fi uitat”), prin transmiterea unei solicitări la adresa rectorat@uvst.ro.

10. Drepturile persoanei vizate

În condițiile prevăzute de GDPR, persoana vizată poate beneficia de următoarele drepturi:

• dreptul de acces la date;
• dreptul la rectificarea datelor inexacte;
• dreptul la ștergere („dreptul de a fi uitat”), în cazurile prevăzute de lege;
• dreptul la restricționarea prelucrării;
• dreptul la opoziție, atunci când prelucrarea se bazează pe interes legitim;
• dreptul la portabilitatea datelor, unde este aplicabil;
• dreptul de a retrage consimțământul, dacă prelucrarea se bazează pe consimțământ;
• dreptul de a depune plângere la autoritatea de supraveghere competentă.

11. Securitatea datelor

Operatorul implementează măsuri tehnice și organizatorice rezonabile pentru protejarea datelor împotriva accesului neautorizat, pierderii, distrugerii, divulgării sau modificării accidentale ori ilegale.

Cu toate acestea, nicio metodă de transmitere sau stocare electronică nu poate garanta securitate absolută.

12. Obligațiile utilizatorului privind confidențialitatea

Utilizatorul este responsabil pentru păstrarea confidențialității datelor sale de autentificare și pentru utilizarea în condiții de siguranță a contului. Divulgarea parolei sau a codurilor personale către alte persoane poate conduce la compromiterea securității contului.

13. Linkuri și resurse externe

Platforma poate conține linkuri către alte pagini sau resurse. Operatorul nu răspunde pentru conținutul, politica de confidențialitate sau practicile acelor terți.

14. Actualizarea politicii

Prezenta politică poate fi modificată ori de câte ori este necesar, pentru a reflecta schimbări legislative, operaționale sau tehnice. Versiunea actualizată va fi publicată în platformă.

15. Contact

Pentru solicitări privind datele cu caracter personal sau pentru exercitarea drepturilor tale, ne poți contacta la:

• Email: rectorat@uvst.ro
• Telefon: 0256 277 009
• Adresă: Calea Aradului nr.119, județ Timiș, Timișoara, Romania